Jak zarządzać czasem i zadaniami w 2019? – wprowadzamy w życie noworoczne plany!

Bloguję, programuję, pozuję i jeszcze książki piszę… „Jak Ty to robisz?” – to pytanie słyszę regularnie i gdy mówię jak zarządzać czasem, słyszę: napisz o tym! Dlatego dziś przygotowałam post o tym jak ów czas – wroga naszego największego – oswajam i przemieniam w przyjaciela. W końcu styczeń to okres podsumowywania i planowania… Niezależnie od tego czy wierzysz w postanowienia noworoczne czy nie, skorzystaj z tej napływającej zewsząd motywacji i spróbuj poprawić jakość swojego życia!

Jak nie zarządzam czasem i zadaniami?

To nie będzie post o tym jak nie marnować życia i jakie są hacktricki, by zapanować nad codziennością. O tym już pisałam dwa lata temu w poście „7 sposobów jak lepiej zarządzać swoim czasem„. Jeśli go nie czytałaś – polecam właśnie od niego zacząć! Dzielę się tam ogólnymi poradami dotyczącymi organizacji czasu i kilkoma moimi sztuczkami, by mieć go więcej.

Rok 2018. był dla mnie rokiem wielu wydarzeń i zmian. Wielu rzeczy musiałam nauczyć się na nowo. Podpisałam umowę o pracę, zaczęłam regularnie jeździć do biura i zajmować się domem, ale też więcej podróżowałam i wycięłam sobie ponad miesiąc z życiorysu, gdy poparzyłam się wrzątkiem. Są rzeczy, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć, a ja mam skłonność do wpadania w przesadę i przepracowywania się – i z rozmów z moimi czytelnikami wiem, że wiele z nas tak robi. Przeginamy, bo chcemy osiągnąć coś wielkiego, zapominając, że na szczęście składają się nie tylko chwile radości wynikające z sukcesów, ale też codzienność. Wręcz: głównie codzienność, bo statystycznie jest jej więcej. Dlatego gdy na początku roku szukałam odpowiedzi na pytanie jak zarządzać czasem i zadaniami w 2019 roku, wykonałam kilka prostych analiz i ćwiczeń. Mi pomogły – mam nadzieję, że i Ty na nich skorzystasz.

Ćwiczenia, które pomogą Ci lepiej zorganizować dzień / miesiąc / życie

Zastanów się co chciałabyś osiągnąć w najbliższym roku. Wypisz konkretne zadania. U mnie to napisanie dwóch książek (na obie mam pomysły, ze spisaniem szło gorzej), przygotowanie pierwszego artykułu naukowego i kilka innych. Pamiętaj, by to były konkretne, zmierzalne rzeczy, które chcesz zrobić. Może to być napisanie ebooka, wzięcie udziału w kursie językowym czy nawet wyjazd na urlop bez wyrzutów sumienia. Następnie podziel stronę na cztery części i każdą część traktując jak jeden kwartał roku – umieść tam te zadania. Z doświadczenia wiem, że zwykle trzy miesiące są wystarczające, by zamknąć jakiś projekt, ale nie bój się zadań rozciągać na dwa kwartały, jeśli tego wymagają. Ważne, byś czuła, że dasz radę.

Każdy z nas ma obowiązki

Teraz przejdziemy do trudniejszej części: wypisz zobowiązania. To mogą być bardzo przyjemne rzeczy, ale takie, które zobowiązałaś się wykonać. Na przykład w moim przypadku jest to napisanie artykułów do czasopism, z którymi podjęłam się stałej współpracy. Może zadeklarowałaś się, że zrobisz komuś stronę www albo w tym roku kończysz pracę magisterską? Wypisz je na swojej liście i także umieść w planie kwartalnym roku. Robi się gęsto, prawda?

Czego tak naprawdę pragniesz?

To teraz chwila dla siebie – spisując postanowienia noworoczne 2019 i zastanawiając się nad zarządzaniem zadaniami często konkretne zadania nie pokrywają się z naszymi celami. To jest ostatni moment, by wypisać swoje pragnienia prosto z serca i pomyśleć czy aby na pewno do nich dążysz. 

Teraz pewnie pukasz się w głowę czemu proponuję odwróconą kolejność, czyli najpierw zadania, a potem pragnienia, ale uważam, że to bardzo ważne, by najpierw myśleć technicznie o rzeczach do zrobienia, a dopiero potem skonfrontować je ze swoimi pragnieniami. Jeśli się pokrywają – super! Jeśli nie – pora pomyśleć nad przedefiniowaniem zadań. Często zafiksowujemy się na punkcie robienia czegoś i choć uważamy, że doprowadzi to nas do celu, okazuje się, że nie tędy droga. Albo że jest to wierzchołek góry lodowej. Czasem też, gdy już oczyścimy głowę z obowiązków, dopiero możemy szczerze wobec samych siebie pomyśleć o tym czego naprawdę w życiu chcemy.

Przykład?

Pragnienie: zostać sławną pisarką. Zadanie: napisanie dwóch książek.

Okej, brzmi dobrze, ale to tylko prowadzi do napisania książek. Wśród zadań musi się jeszcze pojawić ich wydanie, a także cała praca marketingowa. Czy w pragnieniu bardziej kluczowe jest „pisarką”, czy „sławną”? Bo jeśli sława jest dla nas ważna, może warto wpisać do zadań analizę rynku i dowiedzieć się co jest modne? A jeśli chcemy po prostu pisać historie, może zamiast książki, wystarczy nam blog? Czy książka jest pragnieniem?

Teraz rozumiesz jak szybko lista rzeczy do zrobienia się rozrasta? Spokojnie, zapanujemy nad tym.

Spisanych pragnień nie wyrzucaj – przez cały rok będą Ci przypominały do czego tak naprawdę dążysz w życiu, co jest dla Ciebie ważne. Pomogą Ci być szczerą z samą sobą, gdy poczujesz, że drobiazgi odciągają Cię od rzeczy ważnych.

Tygodniowy plan zadań

Gdy już znasz swoje pragnienia, zadania i obowiązki – narysuj koło (lub siedem). Zaznacz na każdym z nich ile czasu poświęcasz na sen, jedzenie, higienę, pracę zawodową. Pamiętaj, by być szczerą. To proste ćwiczenie bardzo pomaga uświadomić sobie jak mało mamy wolnego w ciągu dnia. I nie rób takiej miny, ja też byłam przekonana, że wiem co ile czasu mi zajmuje. Konfrontacja z rysunkiem, z którym nie da się negocjować, i tak zrobiła na mnie wrażenie. Ja dzięki niemu „doliczyłam się”, że na obowiązki niezwiązane z pracą zawodową mogę poświęcić maksymalnie 4-5 godzin dziennie.

Sobotę przekreśliłam. Sobota jest moim dniem wolności i choćby się waliło i paliło – celebruję ją. Dla zdrowia psychicznego. Moje motto na ten rok to

jeśli nie masz piętnastu minut dziennie na medytację, medytuj przez godzinę

Tobie też radzę wybrać jeden dzień jako wolny, codziennie wpisać sobie minimum pół godziny dla siebie – nie dla chłopaka, mamy, babci czy psa, ale dla siebie. A potem, pozostałe godziny, rozplanować.

Realnie. Przykładowy plan może wyglądać tak:
Niedziela: 2 godziny pisania pracy magisterskiej, 2 godziny gotowania obiadów na cały tydzień
Poniedziałek: 1 godzina nauki na studia, 1 godzina nauki Pythona, 2 godziny nauki WordPressa
Wtorek: 2 godziny na siłowni, 2 godziny pisania artykułów

I tak dalej. Twój plan może uwzględniać, że jakąś czynność wykonujesz raz w miesiącu – zaznacz to sobie i zaplanuj dwie wersje zdarzeń dla tego dnia. 

Jak zarządzać czasem i zadaniami?

Zarządzanie czasem jest łatwe, pod warunkiem, że uświadomimy sobie jak czasu jest mało. Po drugie musimy dokładnie przestrzegać harmonogramu. A po trzecie, i moim zdaniem najważniejsze, być dla siebie dobre. Cheat day’e się zdarzają – nie wyrzucajmy sobie, że jesteśmy beznadziejne, tylko następnego dnia znów weźmy się do roboty. Czasem będziemy chore, czasem coś nam wyskoczy. Bywa. Ważne jednak jest, by nie szukać wymówek i zawsze robić swoje maksimum. I nie przejmować się tym, na co nie mamy wpływu.

A co jeśli plan się nie uda?

Jeśli pierwszy raz w życiu go układasz – on się na bank nie uda! I uśmiechnij się, nie ma w tym nic złego. Po pierwszym tygodniu lub dwóch zmodyfikuj go. Ja na przykład zaobserwowałam, że zbyt mocno rozbiłam naukę na pojedyncze godziny – wolę jednego dnia przycisnąć przez trzy, zamiast codziennie tylko przez jedną. Wylicz ile godzin w tygodniu na co chciałaś przeznaczać – na przykład 5 godzin na naukę i 4 na pisanie – i rozplanuj je na nowo.

Rutyna? To nie dla mnie

Ważne, by słuchać swojego organizmu. Rutyna jest fajna i polecam wypracowanie jej, ale jeśli jesteś człowiekiem, który szybko się nudzi (tak jak ja), modyfikuj. Wielokrotnie próbowałam wypracowywać nawyki i niewiele z nich mi weszło w krew na stałe. W końcu zrozumiałam,, że zaczynały mnie nudzić. Dlatego choć mam swoje rutyny (na przykład codziennie kwadrans ćwiczeń na rotorze), to w planowaniu tygodnia stosuję system rozpisywania planu raz na tydzień, na nowo. Pilnuj tylko, by nie zmniejszać sumarycznej liczby godzin (chyba że naprawdę musisz)! To działa na mnie odświeżająco i motywująco, a efekt końcowy jest ten sam (a nawet lepszy, bo mi się znów chce, czuję ekscytację i zadanie do wykonania).

Aplikacje do zarządzania czasem i zadaniami

Planowałam zmieścić się w jednym poście, ale ostatecznie zdecydowałam, że przygotuję dla Was całą serię o tym jak zarządzać czasem i zadaniami. Dlatego w kolejnym wpisie opowiem o aplikacjach do zarządzania czasem i zadaniami i o tym, czy w ogóle warto z nich korzystać.

Daj znać czy moje porady jak zarządzać czasem są dla Ciebie przydatne i pochwal się swoimi wynikami!